Pełna elektronizacja zamówień publicznych 

Autor: r. pr. dr Maciej Swędzioł
6.01.2021 r.

W dniu 1 stycznia 2021 r. weszła w życie zupełnie nowa ustawa Prawo zamówień publicznych, uchwalona 11 września 2019 r., z ponad rocznym vacatio legis. Jedną z kluczowych nowości wprowadzonych na gruncie nowej regulacji jest pełna elektronizacja zamówień publicznych. Od stycznia 2021 r. wszystkie publiczne przetargi przebiegać będą obligatoryjnie z wykorzystaniem narzędzi komunikacji elektronicznej (nie tylko w zakresie wymaganym do tej pory unijnymi dyrektywami). Celem elektronizacji jest niemal całkowite wyeliminowanie papierowej dokumentacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i konkursach (poza nielicznymi wyjątkami ustawowymi). 

Zasady składania ofert i oświadczeń w postępowaniach powyżej progów unijnych

Do tej pory obowiązek korzystania z narzędzi elektronicznych na etapie składania ofert, dokumentów i oświadczeń przez wykonawców dotyczył wyłącznie dużych zamówień, których wartość przewyższała ustalone progi unijne. Wymóg elektronicznego komunikowania się pomiędzy zamawiającym, a wykonawcą w przypadku zamówień o wartości przekraczającej progi unijne został również uwzględniony w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych, na analogicznych zasadach. Zgodnie z art. 63 ust. 1 p.z.p., oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wnioski o dopuszczenie do systemu kwalifikowania wykonawców oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji (w tym dokument JEDZ) muszą być składane, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.

Pojęcie „formy elektronicznej” rozumiane jest na gruncie art. 78¹ §1 KC jako złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takie oświadczenie jest równoznaczne ze złożonym w formie pisemnej (papierowej). Wykonawcy startujący w największych przetargach zdążyli już przyzwyczaić się do korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Również na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie obligatoryjne w przypadku zamówień o wartości przekraczającej progi unijne.

Zasady składania ofert i oświadczeń w postępowaniach poniżej progów unijnych

Nowością na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych, która weszła w życie 1.1.2021 r. jest wprowadzenie obowiązku komunikacji elektronicznej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą w odniesieniu do postępowań o wartości poniżej progów unijnych. Zgodnie z art. 63 ust. 2 p.z.p. ustawodawca dopuszcza w tym wypadku podpisywanie dokumentów i oświadczeń z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale także poprzez podpisanie ich podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (również pod rygorem nieważności). 

Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. Podpis zaufany udostępniany jest za pośrednictwem portalu pz.gov.pl. Wykorzystanie podpisu zaufanego nie wymaga posiadania dodatkowych (zewnętrznych) narzędzi umożliwiających złożenie podpisu. Autoryzacja podpisu następuje z wykorzystaniem ustalonego wcześniej przez użytkownika numeru telefonu lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

Podpis osobisty z kolei to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego, którego nośnikiem jest warstwa elektroniczna nowego dowodu osobistego. Podpis ten może być użyty zdalnie, wymaga jednak specjalnego czytnika. Chodź pojęcie „podpisu osobistego” może być mylące, to należy pamiętać że nie jest podpisem osobistym podpis złożony na papierze, a następnie zeskanowany i przesłany za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Komunikacja pomiędzy zamawiającym, a wykonawcą w tzw. postępowaniach bagatelnych

Zgodnie z art. 2 ust 1 pkt. 1 nowej ustawy Prawo zamówień publicznych próg stosowania przepisów ustawy ustalono dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej na kwotę 130.000 zł, dla zamówień klasycznych (jest to suma bez podatku VAT zgodnie z art. 28 p.z.p.).

Jeszcze przed wejściem w życie nowej ustawy uchylono uchwalone w jej pierwotnym brzmieniu przepisy nakładające na zamawiających obowiązek stosowania niektórych przepisów ustawy w odniesieniu do „zamówień bagatelnych” (pierwotnie o wartości pomiędzy 50.000 zł, a 130.000 zł). 

Obecnie pojęcie postępowań bagatelnych nie funkcjonuje na gruncie nowej ustawy PZP. Przepisów ustawy nie stosuje się (w odniesieniu do zamówień klasycznych) do wszystkich zamówień o wartości niższej niż 130.000 zł. Również w odniesieniu do sposobu komunikacji między zamawiającymi, a wykonawcami, ustawodawca nie narzuca w tym wypadku obowiązku korzystania z narzędzi elektronicznych. W zależności więc od wyboru zamawiającego, tego rodzaju zamówienia mogą być udzielane zarówno z wykorzystaniem formy pisemnej jak i elektronicznej. Decyzje co do sposobu komunikacji powinien przedstawić stronom zamawiający w dokumentacji postępowania.

Jeśli zamawiający zdecyduje się na wybór komunikacji elektronicznej, nie jest obowiązany również do korzystania, ani wymagania od wykonawców posidania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ani też podpisu zaufanego, czy też elektronicznego podpisu osobistego certyfikowanego dowodem osobistym. Dopuszczalne jest składanie ofert i innych dokumentów postępowania w formie dokumentowej, a więc wystarczy opisane dokumentu w sposób, umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² KC). Za dokument uznaje się z kolei nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ KC). W praktyce oznacza to, że jeśli zamawiający nakreśli w dokumentach postępowania wymóg komunikacji elektronicznej, zamówienia klasyczne o wartości poniżej 130.000 zł udzielane mogą być z wykorzystaniem np. e-maila, czy też skanów podpisanych dokumentów.

Wyjątki od obowiązku komunikacji elektronicznej pomiędzy zamawiającymi, a wykonawcami

Na wzór uprzednio obowiązujących przepisów, nowa ustawa Prawo zamówień publicznych wprowadza analogiczne wyjątki od obowiązku porozumienia się z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych (poza opisanym wyżej ogólnym wyłączeniem dla tzw. postępowań bagatelnych). 

Przede wszystkim, komunikacja ustna dopuszczalna jest w szczególności w toku negocjacji lub dialogu (art. 61 ust. 2 p.z.p.), jednak ustawodawca nakazuje przebieg takiej komunikacji dokumentować. Wystarczające w tym zakresie wydaje się sporządzenie notatki lub protokołu, chodź oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić nagrania całych rozmów.
W pozostałym zakresie ustawa dopuszcza jedynie zamknięty katalog wyłączeń w ramach których zamawiający może zdecydować o odstąpieniu od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej. Wyjątki te wymienione zostały w art. 65 ust. 1 p.z.p. i należą do nich przypadki w których:

1. z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
2. aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
3. użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego;
4. zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
5. jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
6. jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego. 

Jeśli masz pytania dotyczące tego artykułu, napisz do nas!

Przeglądaj wg. tematu